PRIVACY POLICY

Ultimo aggiornamento: 15/04/2026

La presente informativa descrive le modalità con cui Gemok S.r.l. tratta i dati personali degli utenti, clienti e ospiti che interagiscono con il sito web, con i servizi di prenotazione, con la struttura e con gli altri canali di contatto del Motel K.

L’informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), che richiede che l’interessato sia informato in modo chiaro su identità del titolare, finalità del trattamento, base giuridica, destinatari, tempi di conservazione, eventuali trasferimenti extra UE e diritti esercitabili.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento èGemok S.r.l., con sede in Voghera, Via Ricotti 5 (Pavia), contattabile all’indirizzo e-mail: info@motelk.com.

Qualora sia nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), i relativi dati di contatto saranno resi disponibili in questa sezione o con apposita comunicazione. L’indicazione dei contatti del DPO è richiesta solo se tale figura è effettivamente prevista nel caso concreto.

2. Categorie di dati trattati

A seconda del servizio utilizzato, il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:

a) Dati identificativi e di contatto

• nome e cognome;
• numero di telefono;
• indirizzo e-mail;
• indirizzo di residenza o altri dati anagrafici comunicati dall’interessato.

b) Dati necessari alla prenotazione e al soggiorno

• dati relativi alla prenotazione;
• informazioni sul soggiorno;
• richieste particolari comunicate dall’ospite;
• dati necessari all’adempimento degli obblighi amministrativi e di legge connessi all’ospitalità.

c) Dati relativi ai pagamenti

• informazioni necessarie alla gestione del pagamento e della relativa contabilizzazione.
  Il Titolare non pubblica né diffonde dati di pagamento e, ove il pagamento sia gestito tramite fornitori esterni specializzati, tratta i dati nei limiti necessari alla gestione dell’operazione.

d) Dati comunicati volontariamente dall’interessato

• dati contenuti in e-mail, messaggi, richieste alla reception, moduli di contatto o altri canali di comunicazione.

e) Dati tecnici di navigazione

• dati tecnici raccolti tramite il sito, i sistemi di sicurezza informatica e i log di accesso, quali ad esempio indirizzo IP, tipo di browser, informazioni tecniche sul dispositivo e dati relativi all’uso dei servizi online.

f) Dati raccolti tramite sistemi di videosorveglianza, se presenti

• immagini rilevate dalle telecamere installate nelle aree soggette a sorveglianza per finalità di sicurezza e tutela del patrimonio.
  In tal caso il trattamento deve essere accompagnato anche da adeguata informativa semplificata in loco, con rinvio all’informativa completa.

Il Titolare tratta solo i dati pertinenti e necessari rispetto alle finalità perseguite, in coerenza con i principi di minimizzazione e limitazione delle finalità previsti dal GDPR.

3. Dati particolari e dati non richiesti

Il Titolare non richiede normalmente il conferimento di categorie particolari di dati personali, come dati relativi alla salute, convinzioni religiose, opinioni politiche, origine razziale o etnica, orientamento sessuale o dati genetici o biometrici, salvo specifici casi previsti dalla legge o strettamente necessari su richiesta dell’interessato. Tali categorie sono considerate particolarmente sensibili dalla normativa europea.

L’utente è pertanto invitato a non comunicare spontaneamente dati non necessari o eccedenti rispetto alla richiesta effettuata.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

a) Gestione delle prenotazioni, dei preventivi e del soggiorno
Per ricevere richieste, gestire prenotazioni, fornire assistenza, organizzare il soggiorno, erogare i servizi richiesti e comunicare informazioni operative relative alla permanenza.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e del contratto.

b) Adempimento di obblighi di legge
Per adempiere a obblighi normativi, amministrativi, fiscali, contabili, di pubblica sicurezza e ad altri obblighi previsti dalla legge applicabile al settore ricettivo.
Base giuridica: obbligo legale.

c) Gestione dei pagamenti e tutela amministrativa
Per elaborare i pagamenti, gestire pratiche amministrative, documentazione fiscale, contestazioni, recupero crediti o difesa in caso di controversie.
Base giuridica: esecuzione del contratto, obbligo legale e, ove necessario, legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti.

d) Gestione delle richieste di contatto e assistenza
Per rispondere a richieste inviate tramite e-mail, telefono, moduli online o altri canali.
Base giuridica: misure precontrattuali, esecuzione del contratto o legittimo interesse a fornire riscontro alle richieste ricevute.

e) Sicurezza della struttura, delle persone e dei beni
Per finalità di sicurezza, prevenzione di abusi, tutela del patrimonio aziendale e gestione di eventi critici, anche tramite sistemi di videosorveglianza ove presenti.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e protezione della struttura, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile. Le informazioni sulla videosorveglianza devono essere fornite in modo chiaro anche con apposita segnaletica.

f) Invio di comunicazioni promozionali o commerciali, se attivate
Per inviare offerte, aggiornamenti commerciali, promozioni o newsletter.
Base giuridica: consenso dell’interessato, quando richiesto dalla normativa applicabile. Il consenso valido deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile.

g) Analisi statistiche e miglioramento dei servizi online
Per ottenere statistiche aggregate, migliorare il sito, monitorarne il funzionamento e risolvere problemi tecnici.
Base giuridica: legittimo interesse oppure consenso, a seconda della natura degli strumenti utilizzati e della disciplina applicabile ai cookie e strumenti analoghi.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari per la prenotazione, il soggiorno, i pagamenti e gli adempimenti di legge è necessario per poter fornire i relativi servizi. L’eventuale mancato conferimento può rendere impossibile o più difficoltosa la gestione della richiesta o del rapporto contrattuale.

Il conferimento dei dati per finalità promozionali o di marketing, ove previste, è invece facoltativo e il mancato consenso non pregiudica la fruizione dei servizi principali.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, con logiche strettamente connesse alle finalità indicate e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Questi sono i principi cardine del GDPR per ogni trattamento di dati personali.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione impropria o uso illecito. Nessun sistema può però garantire una sicurezza assoluta in ogni circostanza.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a:

• personale autorizzato del Titolare;
• fornitori di servizi informatici, hosting, manutenzione, assistenza tecnica e sicurezza;
• fornitori di servizi amministrativi, fiscali, contabili o di pagamento;
• soggetti che supportano la gestione delle prenotazioni e dei servizi richiesti dall’ospite;
• autorità, enti pubblici o soggetti legittimati per legge a richiederli.

Tali soggetti trattano i dati, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento o di autonomi titolari, secondo il ruolo concretamente svolto.

8. Trasferimento di dati verso Paesi extra UE

Qualora alcuni fornitori o servizi utilizzati dal Titolare comportino il trasferimento di dati verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tale trasferimento avverrà nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile, ad esempio sulla base di decisioni di adeguatezza o di altri strumenti giuridici idonei. La Commissione europea prevede infatti specifiche condizioni informative anche su questo punto.

9. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per i periodi richiesti dalla legge o necessari alla tutela dei diritti del Titolare.

In particolare:

• i dati relativi a richieste di informazioni e contatti preliminari sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e per un periodo successivo compatibile con esigenze organizzative e di tutela;
• i dati relativi a prenotazioni, soggiorni, pagamenti e documentazione amministrativa sono conservati per il periodo necessario all’esecuzione del rapporto e agli obblighi di legge connessi;
• i dati trattati per finalità promozionali, se presenti, sono conservati fino a revoca del consenso o fino a cessazione della finalità;
• i dati di videosorveglianza, se presenti, sono conservati per il periodo compatibile con la finalità di sicurezza e con la normativa applicabile.

Il GDPR richiede che l’informativa indichi il periodo di conservazione o almeno i criteri usati per determinarlo.

10. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa, i diritti di:

• accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati, ove applicabile;
• revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Il GDPR prevede inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Questi diritti rientrano tra le informazioni che devono essere rese note all’interessato.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può contattare il Titolare all’indirizzo: info@motelk.com.

11. Dati di terzi forniti dall’utente

Qualora l’utente comunichi al Titolare dati personali riferiti ad altre persone, dichiara di essere legittimato a farlo e di averle informate, ove necessario, in merito al relativo trattamento.

12. Link esterni e servizi di terze parti

Il sito può contenere collegamenti a siti, piattaforme o servizi esterni. Il trattamento dei dati effettuato da tali soggetti è disciplinato dalle rispettive informative privacy, che l’utente è invitato a consultare. Il Titolare non risponde dei trattamenti svolti da soggetti terzi sui rispettivi canali, salvo quanto di propria competenza.

13. Aggiornamenti della presente informativa

La presente Privacy Policy può essere aggiornata nel tempo, anche in conseguenza di modifiche normative, organizzative o tecniche. In caso di aggiornamento, la nuova versione sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

14. Contatti

Per informazioni sul trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa, è possibile contattare:

Gemok S.r.l.
E-mail:info@motelk.com

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